2025.1.30
【円滑な会議運営のための管理部研修会】に参加しました!
皆さん、こんにちは!
1月30日(木)の【円滑な会議運営のための管理部研修会】に参加させていただきました。
講師は、先月《取締役・取締役会の法律実務研修会》でお世話になりました、中嶋隆則先生です。
研修会の様子をご紹介します。
【研修会の目的は?】
前回の研修会を通して、管理部の強化が必要だとわかりました。
会議の効率化や記録方法の見直し、フォーマット化などを図り、属人化を防ぐことが目的です。
人が変わってもオペレーションが変わらない体制作りが急務ということで、今回の研修会を開催していただきました。
【中嶋先生からのヒアリング内容は?】
原則月1回行われている役員会のレジメを事前にご覧いただき、いくつか質問がなされました。
内容や時間、発言の様子などについて、土屋課長にヒアリングされました。
人が変わった時にも速やかに共有できるよう、文字に残しておくことが重要だと学びました。
今後の課題として、全取締役への報告をどのように行うか、役員会の議事録をどこまで開示するか、などが話し合われました。
【管理部に求められることは何?】
会議が始まってから資料を読むと、時間がその分かかってしまいます。
事前に参加者に資料を送付し、読んでいただくことを促すことも管理部の仕事です。
添付すれば議事録になるような事前資料を参加者と一緒に作ることが求められます。
また、会議の準備も滞りなく進めなければなりません。
【中嶋先生からお話しいただいた具体策は?】
1つ目は、「権限規定(稟議規定)」を作ることです。
これは、レベル別に部長決裁なのか、課長決裁なのかの判断基準になるものです。
2つ目は、「報告基準」を決めることです。
権限規定同様、問題が起きた時に誰に報告すればよいのかをあらかじめ規定しておくことです。
【参加された方から出た意見は?】
〇細田社長
可視化(見える化)が重要だと思います。
FARMiやホームページもその一環として進めている取り組みです。
グループ会社との話し合いをどのように行うかが課題だと感じました。
体制化・体系化によって早く落とし込むようにしていきたいと考えています。
→中嶋先生より「問題が起きた時、上に速やかに報告がいく仕組み作りも大切です」と追加でお話しいただきました。
〇竹橋部長
部署の底上げは特定の部署だけではなく、全体的に行うべきだと思います。
各部署がどこまでの仕事を行うのかを改めて明確にする必要があると考えます。
〇北村課長
管理部に様々な業務が集中しています。
今後は属人化を解消するためにも担当者に書類などを読んでいただくようにします。
一気に作り上げるのではなく、まずは必要最低限のところから作っていきたいと思います。
〇木村課長
グループ会社間で温度差があるように感じられます。
これまで意識づけがなされていなかったと思います。
→中嶋先生より「独立した会社という意識から、グループだという意識へ変えていくことが大事です」とアドバイスをいただきました。
【今後どうする?】
制度は1度作るとやめにくいです。
そこが制度作りの難しさなので、中嶋先生のご提案をもとに進めていきます。
みくりや青果グループのさらなる発展に向けて、筋肉質の会社作りを目指します。
中嶋先生、寒い中、ご足労いただき本当にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。